Como organizar una agenda paso a paso

   Ya ha empezado un nuevo año y tienes pensado hacer muchas cosas, cumplir muchas metas o quieres volver a intentar hacer las que el año pasado no pudiste hacer, también quieres emprender varios proyectos y para lograr todo eso tienes que organizarte muy bien y que mejor que nada que con una agenda. ¿Están hechas para eso no?

   Las puedes encontrar en el mercado de diferentes tamaños, modelos, colores, precios, y marcas. Pueden ser digitales para imprimir o hechas en papel, también tienes las aplicaciones de calendarios y agendas si te gusta llevar todo en el móvil, da igual por la que te decidas comprar, lo importante es que te guste y te resulte muy cómoda y sobre todo que te anime e inspire para lograr día a día tus tareas y así cumplir tus objetivos este año.

     La agenda te ayudará a tener constancia, enfoque y te mantendrá activ@. Es como un libro en blanco donde anotas todo lo que tienes que hacer en tu día a día para avanzar hacía tus metas. Es tu historia, eres tu...

     Para mí una agenda es una herramienta muy valiosa, es esa guía que necesito para ir detrás de mis sueños y día a día acercarme más a ellos. Es fundamental a la hora de tener que cumplir con todos mis compromisos. ¿Te imaginas si no tienes el manual de ensamblaje de un producto? De seguro no sabes como armarlo, si lo intentas pasas mucho tiempo adivinando que va primero y que va después y por último te sobrarían piezas y tornillos y al final el producto no queda igual a como lo tenías pensado. ¿Ves lo importante de tener una agenda? Y sobre todo de saber organizarte con ella. Por eso quiero compartir contigo como lo hago y que de aquí saques ideas y las ajustes a ti.

     Para empezar es importante que tengas tu agenda a mano para que juntas podamos comenzar a organizarla, vamos a ir paso a paso y así de esa forma al final cuando terminemos tendrás tu agenda organizada y lista para la acción de todos los días.

Bien empezamos a organizarnos.

1.- La primera cosa que tienes que organizar es tener claras tus metas, que proyectos quieres hacer, y que cosas tienes que hacer para lograrlo. Anota para que no se te pase nada por alto. Ten presente las fechas importantes y eventos. Pagos y finanzas.

2.- Abre tu agenda y escribe tus datos en la primera página, esto te lo recomiendo por si algún día se te extravía te la puedan regresar. Ve a las páginas donde veas el año completo y tengas un pequeño espacio para escribir en los días. Es aquí donde vas a anotar las fechas importantes (cumpleaños, bautizos, comuniones, bodas, etc), los pagos que tienes que hacer próximamente, las citas médicas u otras citas.

3.- Utiliza colores para organizarte como ya he venido aconsejando en el blog, sino te has leído el artículo como organizar las tareas con colores, te invito a que lo hagas ahora antes de continuar leyendo los siguientes pasos, de esa forma ya tendrás una idea de como organizarte con colores. 

4.- Anota los proyectos y tareas por orden de importancia. Prioriza. En mi artículo como organizar las tareas pendientes ¡Prioriza!, te muestro como hacerlo.

5.- Trabaja con post-it o notas adhesivas. A veces nuestros proyectos o tareas necesitan más espacio, los post-it o notas adhesivas son ideales para alargar la agenda.

6.- Utiliza rotuladores fluorescentes para subrayar si lo ves necesario. Te recomiendo los de colores pasteles ya que te ayudan a que la vista no se te canse y son monísimos.

7.- Deja siempre un hueco de tiempo en tu agenda cada día.  No sabes cuando se te puede presentar imprevistos que tengas que atender urgente, de esta forma te ahorras estrés y agobios innecesarios.

8.- Utiliza pegatinas para darle alegría y diversión a tu agenda, llevarás las tareas de una forma más divertida.

9.- Ve tachando lo que vayas haciendo y lo que no puedes cumplir ese día por falta de tiempo pásalo a otro día.

10.- Siéntate cada semana y mira como ha ido todo, evalúa y avanza. Rellena cada semana con  nuevas tareas y nuevos compromisos para seguir avanzando.

11.- Coloca tu agenda en un lugar visible que no se te olvide, porque de nada sirve organizarla, ponerla bonita, si después se te olvida usarla. Revísala a diario y crea un hábito de uso.

Cuéntame en los comentarios como te ha quedado y si tienes alguna sugerencia más para organizar la agenda.

Espero que te sea útil éste artículo que he escrito con mucho cariño para ti.

Un abrazote fuerte!!!

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GESTIÓN DEL TIEMPO: Hacer una Lista de Tareas Pendientes.

     Hoy nos levantamos felices y contentos decididos a elaborar nuestra lista de " tareas por hacer "!!. Tomamos un folio, y empezamos a escribir y escribir y ya cuando vemos nuestra lista terminada (por cierto bien larga) nos sentimos satisfech@s y realizad@s: La colocamos a un lado y así, mañanas tras mañanas,  vemos nuestra lista hecha pero no ejecutada y empezamos a tener esa sensación de fracaso y agobio. ¡No hemos empezado a cumplir nuestras tareas que plasmamos en la lista! Pero...¿Qué ha pasado?

     Realmente, escribir nuestra lista de Tareas pendientes no es para poder cumplir todas las tareas, pero sí es la forma más eficaz para mejorar nuestra productividad. Es el primer paso para organizarnos y lograr tener el control de nuestro tiempo. Es el principio.

     La finalidad de crear esta lista de tareas es que podamos realizar nuestras actividades rápidamente sin dilaciones, centrándonos en lo que hay que hacer, y liberar nuestros días del caos y el desorden. 

     Es muy pero que muy fácil distraernos y posponer las tareas pendientes sino tenemos una referencia por escrito de lo que hay que hacer y, sobre todo, cuando tiene que estar listo. ( Por eso simpre recomiendo tenerla en un lugar visible).

     También tenemos que tener cuidado cuando estemos elaborándola de no caer en hacer una lista ineficaz y muy larga y cargada de cosas que no vienen al caso: esto nos llevaría a perder un tiempo valioso en vez de dedicarlo a sacar las tareas rápidamente.

Aquí te muestro 10 reglas sencillas para elaborar nuestra lista de tareas pendientes:

1.- Toma 2 folios. En uno escribe todas las tareas que tienes que cumplir inmediatamente o en 2 días, 1 semana, etc. En el otro folio vamos a escribir las tareas que tienen que cumplirse la semana que viene, el mes que viene incluso dentro de 3 meses.

2.- Ahora tomamos el folio de las tareas por hacer a corto plazo y por la parte de atrás anotamos aquellas tareas que tenemos que empezar a cumplir por orden de Prioridad (Urgentes, muy importantes, importantes, etc.). Ver: Como Priorizar Tareas

3.- Toma una nota pequeña y escribe allí las tareas para cumplir ese día en concreto.

4.- Cumple como máximo para empezar 4 tareas por día (1 tarea urgente, 1 muy importante, 1 importante y 1 poco importante). Una vez que ya dominas las primeras cuatro aumenta dos más (2 Urgentes, 2 Muy Importantes, 1 Importante, 1 Poco Importante), y así vas aumentando progresivamente.

5.- Coloca tareas que realmente puedas cumplir. No te engañes !! Si tienes tareas pendientes que dependen de otras personas o muchas horas de dedicación anótalo en otra parte y solo colócalo en tu lista cuando realmente puedes empezar a hacerlas.

6.- Cuando escribas tus tareas por hacer colócale al lado 3 pasos de acción para realizarla.

7.- Anota también el tiempo que te llevará realizar cada tarea y que necesitarás para ello.

8.- No empieces el día con una lista de tareas larga recuerda solo de 4 a 6 tareas por día. Poco a poco  irás añadiendo tareas a medida que avanzas. De lo contrario, puedes agobiarte y paralizarte.

9.- Evita las distracciones. Cuando estés elaborando tu lista encuentra un lugar tranquilo donde puedas poner toda tu atención a lo que estás haciendo: Tú lista de Tareas Pendientes. 

10.- Deja un pequeño espacio para anotaciones mientras estés cumpliendo con tus tareas.

     Hacer tu lista de tareas no va a resolver de forma inmediata tu vida pero si irá poco a poco ayudándote a ser más productiv@ y a gestionar mejor tu tiempo para que puedas disfrutar de una calidad de vida mejor.

     Recuerda que para cumplir con tus tareas necesitas tener la actitud de ponerte en acción de inmediato, de lo contrario,  pasarás tu vida haciendo miles de listas y al final tus tareas estarán pendientes y cada vez serán más.

¿Ya has hecho tu lista de tareas pendientes?

Hasta la próxima…

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Como organizar las tareas Pendientes: "Prioriza"

     A todos nos gustaría tener una varita mágica o porque no poderes especiales para organizarnos y que el tiempo nos rinda pero la realidad es que no tenemos nada de eso. Todo depende de nosotros y de las ganas que tenemos que nuestra vida sea más productiva, placentera y feliz.

     La realidad es que solo tenemos 24 horas al día no más ni menos, no son ni 25,  ni 40, ni 8 horas, solo son 24 horas al día de las cuáles recordemos que de 8 a 6 horas las dedicamos a dormir. Y nos quedan 16 horas para dividirlas entre las tareas de casa, del trabajo, la familia, socializar y el tiempo para nosotros.

   Nuestro eterno problema es que cada día “Tenemos muchas tareas pendientes  por hacer” y cada vez tenemos más ya que se nos van acumulando y nos resulta difícil saber por dónde comenzar,  a veces empezamos muchas tareas juntas por salir rápido de ellas y esto solo nos lleva a frustrarnos, desanimarnos, desesperarnos y no terminar ninguna. ¿Te ha pasado esto?

     Lo que tienes que hacer es  gestionar tus energías y aprender a priorizar las tareas que tienes pendientes por hacer.

     Un riesgo muy común cuando no sabemos cómo priorizar nuestras tareas es el de caer en “La Procastinación”  eso tenemos que controlarlo.

     Te voy a explicar lo que yo hago al final tú lo adaptas y ajustas a ti con el fin de sentirte cómod@ y segur@ que sientas y que veas que estas aprovechando el tiempo de una forma más productiva y eficaz.

Pasos para Priorizar nuestras tareas pendientes:

Ø      Bien, lo primero que hago todas las noches antes de ir a la cama es revisar mi lista de tareas, ver cuales ya están lista y tacharlas si no lo he hecho y añadirle las tareas que tengo que hacer al siguiente día.

Ø   Ya al levantarme leo mi lista de nuevo y añado aquellas tareas que posiblemente se me hayan olvidado anotar por alguna circunstancia.

Ø     Luego, reviso mi lista de tareas y trato de identificar cual es la más urgente e importante y para ello me voy preguntando cada vez que leo cada tarea ¿Qué puede pasar sino cumplo esta tarea hoy? ¿Quiénes podrían verse afectados? ¿Quitar del medio esta tarea me ayudará a avanzar en las otras?  Ejemplo 1: Pagar recibos de servicios con vencimiento al día. ¿Qué pasa si no lo cancelo? Me quedo sin energía eléctrica en casa. Ejemplo 2: Redactar un artículo para mi Blog que tengo que publicar hoy. ¿Qué pasa si no lo hago? Pierdo posición y visibilidad en Google. Ejemplo 3: Debo terminar un informe de las actividades de mi grupo de trabajo que mi jefe me ha pedido para mañana. ¿Qué pasa si no lo hago hoy? Perjudico a mi equipo de trabajo y puedo perder la confianza de mi jefe incluso puedo perder mi trabajo.

Ø     Ya cuando tengo identificada esta tarea paso a buscar la siguiente en el orden de importancia y así sucesivamente lo hago con todas hasta que mi lista ya está ordenada según la urgencia e importancia de cada una. Utiliza colores para organizar las tareas así te será más fácil gestionarlas e identificarlas a lo largo del día.

Ø      Empiezo el día con la tarea más urgente e importante y luego que la termino paso a la siguiente, voy realizando una a una. Quizás cuando llegues a las tareas menos relevantes y pequeñas podrás llevar a cabo 2, pero si aún no controlas esto te recomiendo que sigas realizando una por una.

     Recuerda lo más urgente o difícil hazlo temprano y ya verás que mientras pasan las horas te sentirás más relajad@ y tu estrés y preocupación disminuirán considerablemente. Pero cuidado no dejes de hacer aquellas tareas que no son urgentes e importantes pueden llegar a convertirse en un agobio sin razón. Si tienes tiempo en ese día hazlas sino déjalas para el siguiente día pero que no pasen más de 3 días sin hacer.

     Otro consejo coloca una alarma para que te recuerde revisar tu lista al acostarte y al levantarte y también para empezar y finalizar una tarea, ya después de un tiempo te aseguro que se vuelve un hábito.

Si quieres recibir más información sobre cómo Organizar tu Tiempo suscríbete a mi blog. Cada semana hablaremos de ello.

Hasta la próxima…

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¿Como empezar a Organizar mi Tiempo?

     Era una pregunta constante en mi mente, día tras día tomaba un papel y un lápiz porque estaba decidida a tomar las riendas de mi tiempo. No sé si a ti te pasa amig@ pero yo empezaba el día con la cabeza llena de tantas cosas por hacer y al llegar la noche no había hecho ni la tercera parte, me sentía muy frustrada y desanimada.

     Empecé a buscar por internet, y a buscar y a unir un consejo y otro y otro, ya han pasado varios meses desde mi búsqueda para aprender a organizarme y al fin "LO LOGRE"....Siiiiii!!!

     Te cuento que no ha sido fácil, tomar nuevos hábitos cuestan, pero te aseguro que ha valido la pena, puedo decir hoy que mi tiempo rinde más y que soy más efectiva en mis tareas diarias, ya al llegar la noche reviso mi agenda y mi sonrisa es enorme "Estoy Satisfecha" "Estoy Contenta".

     Bien para empezar a Administrar El Tiempo o a Organizar El Tiempo, es lo mismo, igual da decir también Planificar El  Tiempo, debemos saber las formas que existen de Hacerlo, ahora te voy a mencionar algunas de ellas y te explicaré brevemente como desarrollarla.

Toma papel y lápiz y anota:

1.- Priorizar: Tienes miles de cosas que hacer y cada día son más porque se van acumulando ¿no es así?, vamos a anotarlas en la hoja, no importa el orden, anota todas las que te venga a la mente. ¿Ya? Oka, ahora ordénalas por orden de prioridad desde la más urgente a la menos urgente. Te explico no pasa nada si no puedes ese día hacer la colada, pero si pasa si dejas de pagar el recibo de luz. 

2.- Haz una lista de Tareas Diarias: La vas a realizar con todas esas cosas que tienes por hacer que has ordenado en la hoja anterior, prioriza por día y por tarea. Si te toca mañana ir al médico no lo anotes en esta lista, solo anota lo que tienes que hacer el día de hoy y por orden de importancia. Claro siendo realista de cuantas tareas puedes cumplir de acuerdo al tiempo que tienes para ello. No te pongas excesos de tareas, te vas a agobiar, la idea es ir saliendo de lo atrasado y nivelar todo.

3.- Controla todo tipo de Distracción: Aquí hablo del móvil, el facebook, el wasap, la TV, etc. Todo aquello externo que impida que te concentres en tu tarea y no puedas cumplirla. A veces decimos voy a contestar este wasap y cuando nos damos cuenta tenemos 1 hora chateando, igual cuando revisamos facebook desde nuestro móvil, a mí me ha pasado que voy a leer un comentario y me quedo viendo todo y así se pierde un tiempo muy valioso, igual el ver novelas o programas de televisión que nos enganchan. Créeme amig@ a mí me ha pasado y cuando me he dado cuenta se me ha ido el día. Desde que coloco un tiempo para revisar correos, facebook, etc., ya eso no me sucede.

4.- Haz una Tarea por vez: Ya se sabe que la mujeres podemos estar haciendo muchas cosas a la vez y el hombre 1 sola...según dicen....jajajaja, bien amig@ aquí te digo haz una sola, así enfocaras mejor tu atención y esfuerzo, no tendrás desgaste o cansancio y terminarás más rápido. Porque al hacerlo de 1 en 1 puedes controlar el tiempo que dedicas a cada tarea y ser más efectiva.

5.- Haz que tus esperas sean productivas: Te explico, si temprano por la mañana pones la cafetera y la tostadora de pan, te da tiempo a poner una colada o una lavada, si has puesto a hacer spaguettis y la salsa, aprovecha recoge y organiza la cocina, si estas imprimiendo un reporte dobla la ropa, si estas esperando en algún lugar que te atiendan lee un poco, o revisa tus apuntes de actividades pendientes, si estas esperando piensa que puedes hacer para adelantar tus tareas diarias.

6.- No pospongas nunca una Tarea por Hacer: A menos que sea por algo realmente importante, una urgencia familiar, algo de última hora, si es así anota por qué no la has cumplido y hazla al otro día. Anotar el porqué de dejar tus tareas para después te ayudará a controlar mejor la dejadez.

7.- Di NO: Muy frecuentemente no sabemos decir NO cuando se nos pide algo, un favor, una colaboración, etc. Cuando nos piden que hagamos cosas para otros dentro de nuestras horas que podemos hacer nuestras tareas diarias se nos complica todo, pero no decimos NO, ya sea por pena o porque la persona no se sienta mal. Te aconsejo sino es algo urgente de enfermedad, de suma importancia, aprende a decir NO a los que te roban tú tiempo para ellos ganar más tiempo. 

8.- Cambia Tiempo por Tiempo: Cambia tarea x tarea, tú haces algo por ellos y ellos hacen algo por ti. Así como un trueque. Si necesitas hacer algo que no sabes cómo hacerlo y conoces a alguien que puede hacerlo por ti, pídele que te lo haga a cambio de hacer tu algo por él o ella. Incluso a aquellos  que te piden esos favores o que hagas algo por ello y así evitas el decirles que NO. Te explico si necesitas hacer la declaración de hacienda pero no entiendes mucho del tema y conoces a alguien que lo lleva mejor, y ese alguien necesita que lo ayuden a llevar ropa a la tintorería o necesita redactar una carta y a ti se te da bien, pues intercambia las tareas y así se ayudan y todos contentos, ganan tiempo, ahorran dinero  y solucionan un problema.

9.- Aprende a Delegar Algunas Tareas Diarias: En casa somos solo tres, mi esposo, mi hijo adolescente y yo, es una casa grande y con mucho por hacer, a parte de mi trabajo que lo hago desde casa, en fin, hay tantas cosas por hacer que yo sola no me doy abasto, así que he involucrado a mi familia en las tareas diarias y ha sido genial, ya que al final del día no estoy súper agotada y podemos compartir en familia la cena. Te explico mi esposo e hijo colocan y quitan la mesa en las comidas, mi hijo bota la basura diaria y mi esposo saca y coloca la vajilla en el lavavajillas, cada quien mantiene el orden en sus cosas como ropa, zapatos, etc., y así mantenemos un orden y limpieza en casa, igual lo hacemos al pagar las facturas, al hacer el mercado, etc.

10.- Sé Constante y Disciplinada-o: De eso dependerá el éxito de tu Plan para organizarte y cumplir tus tareas día a día, haz de esto una rutina, todos los días revisa tus tareas pendientes que habrás escrito la noche anterior y al final del día revisa como has terminado y vuelve a empezar al día siguiente a cumplir tus tareas, si lo haces constantemente y con mucha disciplina y seriedad te aseguro que lograrás alcanzar tu meta para tener más tiempo de calidad que disfrutar.

Espero haberte ayudado y te invito a suscribirte a mi blog para que seas uno de los primeros en enterarte de los nuevos artículos y próximos regalos que daré a mis suscriptores...

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