16 diciembre, 2013

GESTIÓN DEL TIEMPO: Hacer una Lista de Tareas Pendientes.

     Hoy nos levantamos felices y contentos decididos a elaborar nuestra lista de " tareas por hacer "!!. Tomamos un folio, y empezamos a escribir y escribir y ya cuando vemos nuestra lista terminada (por cierto bien larga) nos sentimos satisfech@s y realizad@s: La colocamos a un lado y así, mañanas tras mañanas,  vemos nuestra lista hecha pero no ejecutada y empezamos a tener esa sensación de fracaso y agobio. ¡No hemos empezado a cumplir nuestras tareas que plasmamos en la lista! Pero...¿Qué ha pasado?

     Realmente, escribir nuestra lista de Tareas pendientes no es para poder cumplir todas las tareas, pero sí es la forma más eficaz para mejorar nuestra productividad. Es el primer paso para organizarnos y lograr tener el control de nuestro tiempo. Es el principio.

     La finalidad de crear esta lista de tareas es que podamos realizar nuestras actividades rápidamente sin dilaciones, centrándonos en lo que hay que hacer, y liberar nuestros días del caos y el desorden. 

     Es muy pero que muy fácil distraernos y posponer las tareas pendientes sino tenemos una referencia por escrito de lo que hay que hacer y, sobre todo, cuando tiene que estar listo. ( Por eso simpre recomiendo tenerla en un lugar visible).

     También tenemos que tener cuidado cuando estemos elaborándola de no caer en hacer una lista ineficaz y muy larga y cargada de cosas que no vienen al caso: esto nos llevaría a perder un tiempo valioso en vez de dedicarlo a sacar las tareas rápidamente.

Aquí te muestro 10 reglas sencillas para elaborar nuestra lista de tareas pendientes:

1.- Toma 2 folios. En uno escribe todas las tareas que tienes que cumplir inmediatamente o en 2 días, 1 semana, etc. En el otro folio vamos a escribir las tareas que tienen que cumplirse la semana que viene, el mes que viene incluso dentro de 3 meses.

2.- Ahora tomamos el folio de las tareas por hacer a corto plazo y por la parte de atrás anotamos aquellas tareas que tenemos que empezar a cumplir por orden de Prioridad (Urgentes, muy importantes, importantes, etc.). Ver: Como Priorizar Tareas

3.- Toma una nota pequeña y escribe allí las tareas para cumplir ese día en concreto.

4.- Cumple como máximo para empezar 4 tareas por día (1 tarea urgente, 1 muy importante, 1 importante y 1 poco importante). Una vez que ya dominas las primeras cuatro aumenta dos más (2 Urgentes, 2 Muy Importantes, 1 Importante, 1 Poco Importante), y así vas aumentando progresivamente.

5.- Coloca tareas que realmente puedas cumplir. No te engañes !! Si tienes tareas pendientes que dependen de otras personas o muchas horas de dedicación anótalo en otra parte y solo colócalo en tu lista cuando realmente puedes empezar a hacerlas.

6.- Cuando escribas tus tareas por hacer colócale al lado 3 pasos de acción para realizarla.

7.- Anota también el tiempo que te llevará realizar cada tarea y que necesitarás para ello.

8.- No empieces el día con una lista de tareas larga recuerda solo de 4 a 6 tareas por día. Poco a poco  irás añadiendo tareas a medida que avanzas. De lo contrario, puedes agobiarte y paralizarte.

9.- Evita las distracciones. Cuando estés elaborando tu lista encuentra un lugar tranquilo donde puedas poner toda tu atención a lo que estás haciendo: Tú lista de Tareas Pendientes

10.- Deja un pequeño espacio para anotaciones mientras estés cumpliendo con tus tareas.

     Hacer tu lista de tareas no va a resolver de forma inmediata tu vida pero si irá poco a poco ayudándote a ser más productiv@ y a gestionar mejor tu tiempo para que puedas disfrutar de una calidad de vida mejor.

     Recuerda que para cumplir con tus tareas necesitas tener la actitud de ponerte en acción de inmediato, de lo contrario,  pasarás tu vida haciendo miles de listas y al final tus tareas estarán pendientes y cada vez serán más.

¿Ya has hecho tu lista de tareas pendientes?

Hasta la próxima…

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