12 diciembre, 2013

Como organizar las tareas Pendientes: "Prioriza"

     A todos nos gustaría tener una varita mágica o porque no poderes especiales para organizarnos y que el tiempo nos rinda pero la realidad es que no tenemos nada de eso. Todo depende de nosotros y de las ganas que tenemos que nuestra vida sea más productiva, placentera y feliz.

     La realidad es que solo tenemos 24 horas al día no más ni menos, no son ni 25,  ni 40, ni 8 horas, solo son 24 horas al día de las cuáles recordemos que de 8 a 6 horas las dedicamos a dormir. Y nos quedan 16 horas para dividirlas entre las tareas de casa, del trabajo, la familia, socializar y el tiempo para nosotros.

   Nuestro eterno problema es que cada día “Tenemos muchas tareas pendientes  por hacer” y cada vez tenemos más ya que se nos van acumulando y nos resulta difícil saber por dónde comenzar,  a veces empezamos muchas tareas juntas por salir rápido de ellas y esto solo nos lleva a frustrarnos, desanimarnos, desesperarnos y no terminar ninguna. ¿Te ha pasado esto?

     Lo que tienes que hacer es  gestionar tus energías y aprender a priorizar las tareas que tienes pendientes por hacer.

     Un riesgo muy común cuando no sabemos cómo priorizar nuestras tareas es el de caer en “La Procastinación”  eso tenemos que controlarlo.

     Te voy a explicar lo que yo hago al final tú lo adaptas y ajustas a ti con el fin de sentirte cómod@ y segur@ que sientas y que veas que estas aprovechando el tiempo de una forma más productiva y eficaz.

Pasos para Priorizar nuestras tareas pendientes:

Ø      Bien, lo primero que hago todas las noches antes de ir a la cama es revisar mi lista de tareas, ver cuales ya están lista y tacharlas si no lo he hecho y añadirle las tareas que tengo que hacer al siguiente día.

Ø   Ya al levantarme leo mi lista de nuevo y añado aquellas tareas que posiblemente se me hayan olvidado anotar por alguna circunstancia.

Ø     Luego, reviso mi lista de tareas y trato de identificar cual es la más urgente e importante y para ello me voy preguntando cada vez que leo cada tarea ¿Qué puede pasar sino cumplo esta tarea hoy? ¿Quiénes podrían verse afectados? ¿Quitar del medio esta tarea me ayudará a avanzar en las otras?  Ejemplo 1: Pagar recibos de servicios con vencimiento al día. ¿Qué pasa si no lo cancelo? Me quedo sin energía eléctrica en casa. Ejemplo 2: Redactar un artículo para mi Blog que tengo que publicar hoy. ¿Qué pasa si no lo hago? Pierdo posición y visibilidad en Google. Ejemplo 3: Debo terminar un informe de las actividades de mi grupo de trabajo que mi jefe me ha pedido para mañana. ¿Qué pasa si no lo hago hoy? Perjudico a mi equipo de trabajo y puedo perder la confianza de mi jefe incluso puedo perder mi trabajo.

Ø     Ya cuando tengo identificada esta tarea paso a buscar la siguiente en el orden de importancia y así sucesivamente lo hago con todas hasta que mi lista ya está ordenada según la urgencia e importancia de cada una. Utiliza colores para organizar las tareas así te será más fácil gestionarlas e identificarlas a lo largo del día.

Ø      Empiezo el día con la tarea más urgente e importante y luego que la termino paso a la siguiente, voy realizando una a una. Quizás cuando llegues a las tareas menos relevantes y pequeñas podrás llevar a cabo 2, pero si aún no controlas esto te recomiendo que sigas realizando una por una.

     Recuerda lo más urgente o difícil hazlo temprano y ya verás que mientras pasan las horas te sentirás más relajad@ y tu estrés y preocupación disminuirán considerablemente. Pero cuidado no dejes de hacer aquellas tareas que no son urgentes e importantes pueden llegar a convertirse en un agobio sin razón. Si tienes tiempo en ese día hazlas sino déjalas para el siguiente día pero que no pasen más de 3 días sin hacer.

     Otro consejo coloca una alarma para que te recuerde revisar tu lista al acostarte y al levantarte y también para empezar y finalizar una tarea, ya después de un tiempo te aseguro que se vuelve un hábito.

Si quieres recibir más información sobre cómo Organizar tu Tiempo suscríbete a mi blog. Cada semana hablaremos de ello.

Hasta la próxima…

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